Establecer el diccionario de datos.

Un diccionario de datos proporciona una base de datos para almacenar información sobre los elementos de datos, como los nombres de las variables medidas, sus tipos de datos, formatos, longitudes, descripciones de texto y otros detalles necesarios para comprender los datos. 

Muchas grandes organizaciones y empresas utilizan diccionarios de datos para almacenar información sobre el orden de los datos, por lo que es una herramienta crucial para comprender, gestionar y mantener datos coherentes y precisos. Con una descripción clara y concisa de cada elemento de los datos, los usuarios de su organización permanecen en la misma página cuando se trata de métricas y definiciones clave utilizadas en la empresa.

Dos tipos principales de diccionarios de datos
Diccionario de datos activo

Un diccionario de datos activo puede considerarse un depósito de información que permite a los usuarios interactuar y realizar diversas operaciones con los datos, como buscar información más detallada sobre un elemento concreto, cambiar valores o filtrar entradas específicas. Los diccionarios de datos activos se construyen dentro de los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD) y reflejan los cambios en la base de datos anfitriona. Por lo tanto, en cuanto un usuario realice una modificación en la base de datos, el cambio se producirá automáticamente en el diccionario de datos, manteniendo la información actualizada.

Diccionario de datos pasivos

Por otro lado, un diccionario de datos pasivo no es mantenido por el SGBD. Los cambios en la estructura de la base de datos deben aplicarse manualmente en un diccionario de datos pasivo o con software dedicado. Un diccionario de datos pasivo suele utilizarse únicamente para proporcionar descripciones y características precisas de los elementos almacenados en las tablas de bases de datos asociadas, como tipos y longitudes, sin embargo, los diccionarios de datos pasivos pueden no reflejar siempre el estado más reciente de una base de datos, ya que las actualizaciones manuales a través de los administradores de bases de datos pueden requerir más tiempo de mantenimiento, lo que puede conllevar el riesgo de que los datos se vuelvan inexactos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un diccionario de datos?

No es tarea fácil crear un diccionario de datos, pero un diccionario de datos bien mantenido es una herramienta fundamental para garantizar datos coherentes y precisos en toda una organización, permitiendo a los usuarios comprender el significado y la finalidad de los datos. A continuación se describen algunas de las principales ventajas de utilizar un diccionario de datos.

- Sirve como punto de referencia importante para cualquier persona que acceda a los datos o los analice.

- Ayuda a garantizar el cumplimiento de cualquier norma y reglamento de calidad de datos existente.

- Puede ayudar a garantizar la coherencia de los datos en toda la organización.

- Proporciona a los usuarios una estructura organizada, lo que aumenta la eficacia a la hora de trabajar con los datos.

- Puede reducir el riesgo de errores relacionados con la interpretación de los datos.

- Puede utilizarse como herramienta de gestión y organización de los datos.

- Puede proporcionar una visión general de todos los elementos almacenados en una base de datos, ayudando a los usuarios a identificar posibles problemas de precisión o coherencia.

- Permite a las organizaciones comprender mejor sus fuentes de datos físicos, facilitando la toma de decisiones con conocimiento de causa.

- Mejora la comunicación entre el personal de TI y las partes interesadas de la empresa al proporcionar definiciones y descripciones explícitas de los elementos de datos.

¿Cuáles son los elementos de un diccionario de datos?

Un diccionario de datos contiene varios elementos esenciales que proporcionan una visión global de la estructura y las características de un conjunto de datos. Aunque la estructura de la base de datos puede variar, estos elementos suelen incluir:

Nombres de los campos de datos: Este elemento enumera los nombres o etiquetas asignados a cada campo de datos o columna del conjunto de datos, lo que permite una fácil identificación y comprensión de la finalidad de los datos.

Tipos de datos: Los tipos de datos describen la naturaleza de los datos dentro de cada campo, como numérico, texto, fecha o booleano, ayudando a los usuarios a interpretar y utilizar la información con precisión.

Descripciones de los campos: Las descripciones de campo proporcionan explicaciones claras y concisas de los campos de datos, ofreciendo un contexto adicional y ayudando a la comprensión y análisis de los datos.

Tamaño de los campos y restricciones: Este elemento define las limitaciones y restricciones de tamaño asociadas a cada campo de datos, como límites de caracteres, rangos de valores permitidos o formatos requeridos, garantizando la integridad de los datos y el cumplimiento de las normas predefinidas.

Relaciones y dependencias: En los casos en que los conjuntos de datos están interconectados, los diccionarios de datos pueden incluir información sobre relaciones y dependencias entre distintos campos o tablas, lo que facilita la vinculación de datos y la realización de análisis más avanzados.
Reglas de negocio y validaciones: Los diccionarios de datos suelen especificar las reglas de negocio y las validaciones aplicadas a cada campo de datos, esbozando los criterios de calidad, coherencia y precisión de los datos.

Metadatos: Los elementos de metadatos proporcionan información adicional sobre el conjunto de datos en su conjunto, como la fecha de creación, el autor, la fuente de datos y los detalles pertinentes sobre las versiones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento y una gestión eficaces de los datos.

Al englobar estos elementos críticos, un diccionario de datos sirve como recurso fundamental para comprender, gestionar y aprovechar los datos dentro de una organización, promoviendo la transparencia, la eficiencia y la colaboración.

¿Hay alguna desventaja en el uso de diccionarios de datos?

Los diccionarios de datos ofrecen muchas ventajas a los usuarios, como la posibilidad de seguir los cambios, mejorar la calidad de los datos y reforzar la coherencia. Sin embargo, el uso de diccionarios de datos pasivos también puede presentar algunas desventajas. Uno de los inconvenientes es que su mantenimiento puede requerir un esfuerzo considerable, sobre todo si el conjunto de datos es extenso o se actualiza con frecuencia. En consecuencia, un diccionario de datos puede quedar obsoleto con el tiempo, lo que puede dar lugar a errores en el análisis de los datos.